Office Services Professional
 |
| موظف خدمات مكتبية | شركة سوداني |
Job Description
Job Title Office Services Professional
Department Admin
Section Facilities & Office Support
Unit Office Services
Report To Office Services Manager
Main Job Purpose:
The primary objective of this role is to enhance the work environment by managing daily cleaning,
gardening, pest control, and office supplies. This includes conducting regular site inspections and
coordinating minor maintenance tasks. Ensure a safe, clean, and efficient workspace to support overall
productivity and employee satisfaction.
Duties & Responsibilities:
1. Conduct regular site inspections to ensure cleanliness and maintenance.
2. Oversee the improvement of site environments through effective management of cleaning,
gardening, and pest control services.
3. Oversee the procurement, storage, and distribution of office supplies to ensure availability and costefficiency.
4. Supervise minor maintenance tasks, including plumbing, electrical, and carpentry work, to ensure
timely and effective repairs.
5. Compile and present periodic reports on site conditions, maintenance activities, and office supply
usage.
6. Coordinate gardening and pest control services to maintain a pleasant and hygienic work
environment.
7. Ensure all facilities comply with health and safety regulations and company policies.
8. Assist in organizing and setting up company events and meetings, ensuring all logistical needs are
met.
9. Develop and implement emergency response plans for facility-related incidents.
10. Provide support to employees regarding office services and facilities-related inquiries or issues.
Behavioral Competencies
1. Communication: Effectively conveys information and ideas clearly and concisely, both verbally and
in writing.
2. Collaboration: Works well with others, fostering teamwork and cooperation to achieve shared goals.
3. Problem-Solving: Identifies issues, analyzes information, and develops effective solutions.
4. Attention to Detail: Pays close attention to all aspects of a task, ensuring accuracy and
thoroughness.
5. Planning and Organization: Proficient in organizing tasks and meeting deadlines.
6. Adaptability: Adjusts effectively to changing conditions, priorities, and new challenges.
Technical Competencies
1. Facility Services: Knowledge of facility management practices and standards.
2. Office Services: Proficiency in managing office services and supplies.
3. Work Environment Needs: Understanding and distributing resources effectively.
4. Vendor Management: Skills in managing relationships with external vendors and service providers,
including contract negotiation and performance evaluation.
5. Health and Safety Compliance: Knowledge of health and safety regulations and the ability to ensure
compliance within the workplace.
6. Data Analysis: Ability to analyze data related to facility operations and maintenance to make
informed decisions and improvements.
Qualifications
Education A bachelor’s degree in business administration, Engineering, or any related field.
Experience 3-5 years of experience in facilities management.
Certificates Microsoft Suite (Word, Excel, Power BI).
Language Excellent in English and Arabic (written & spoken).
موظف خدمات مكتبية
الوصف الوظيفي
المسمى الوظيفي: أخصائي خدمات مكتبية
إدارة القسم
قسم المرافق ودعم المكاتب
وحدة خدمات المكاتب
المسؤولية: مدير خدمات المكاتب
الغرض الرئيسي من الوظيفة:
الهدف الرئيسي من هذه الوظيفة هو تحسين بيئة العمل من خلال إدارة أعمال التنظيف اليومي، والبستنة، ومكافحة الآفات، ولوازم المكاتب. ويشمل ذلك إجراء عمليات تفتيش دورية للموقع وتنسيق مهام الصيانة البسيطة. ضمان بيئة عمل آمنة ونظيفة وفعالة لدعم الإنتاجية العامة ورضا الموظفين.
المهام والمسؤوليات:
1. إجراء عمليات تفتيش دورية للموقع لضمان النظافة والصيانة.
2. الإشراف على تحسين بيئة الموقع من خلال الإدارة الفعالة لخدمات التنظيف، والبستنة، ومكافحة الآفات.
3. الإشراف على شراء وتخزين وتوزيع لوازم المكاتب لضمان توافرها وفعاليتها من حيث التكلفة.
4. الإشراف على مهام الصيانة البسيطة، بما في ذلك أعمال السباكة والكهرباء والنجارة، لضمان إجراء الإصلاحات في الوقت المناسب وبفعالية.
٥. إعداد وتقديم تقارير دورية عن حالة الموقع، وأنشطة الصيانة، واستخدام لوازم المكتب.
٦. تنسيق خدمات البستنة ومكافحة الآفات للحفاظ على بيئة عمل مريحة وصحية.
٧. ضمان امتثال جميع المرافق للوائح الصحة والسلامة وسياسات الشركة.
٨. المساعدة في تنظيم وتجهيز فعاليات الشركة واجتماعاتها، مع ضمان تلبية جميع الاحتياجات اللوجستية.
٩. وضع وتنفيذ خطط الاستجابة للطوارئ للحوادث المتعلقة بالمرافق.
١٠. تقديم الدعم للموظفين فيما يتعلق بخدمات المكتب والاستفسارات أو المشكلات المتعلقة بالمرافق.
الكفاءات السلوكية
١. التواصل: نقل المعلومات والأفكار بفعالية ووضوح وإيجاز، شفهيًا وكتابيًا.
٢. التعاون: العمل بشكل جيد مع الآخرين، وتعزيز العمل الجماعي والتعاون لتحقيق الأهداف المشتركة.
٣. حل المشكلات: تحديد المشكلات، وتحليل المعلومات، وتطوير حلول فعالة.
٤. الاهتمام بالتفاصيل: الاهتمام بجميع جوانب المهمة، وضمان الدقة والشمول.
٥. التخطيط والتنظيم: إجادة تنظيم المهام والالتزام بالمواعيد النهائية.
٦. القدرة على التكيف: التكيف بفعالية مع الظروف المتغيرة والأولويات والتحديات الجديدة.
الكفاءات الفنية
١. خدمات المرافق: معرفة بممارسات ومعايير إدارة المرافق.
٢. خدمات المكاتب: إجادة إدارة خدمات ولوازم المكاتب.
٣. احتياجات بيئة العمل: فهم الموارد وتوزيعها بفعالية.
٤. إدارة الموردين: مهارات في إدارة العلاقات مع الموردين الخارجيين ومقدمي الخدمات، بما في ذلك التفاوض على العقود وتقييم الأداء.
٥. الامتثال للوائح الصحة والسلامة: معرفة بلوائح الصحة والسلامة والقدرة على ضمان الامتثال في مكان العمل.
٦. تحليل البيانات: القدرة على تحليل البيانات المتعلقة بعمليات وصيانة المرافق لاتخاذ قرارات مدروسة وإجراء تحسينات.
المؤهلات
التعليم: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الهندسة، أو أي مجال ذي صلة. خبرة من ٣ إلى ٥ سنوات في إدارة المرافق.
الشهادات: مايكروسوفت (وورد، إكسل، باور بي آي).
اللغة: إجادة اللغتين الإنجليزية والعربية (تحدثًا وكتابةً).